Регионална привредна комора Браничевског и Подунавског управног округа, 21. фебруара, у Регионалном центру за професионални развој запослених у Смедереву организовала је семинар на тему „Управљање документима, класично и електронско архивирање код правних лица у привредном сектору“.
О овој значајној теми излагала је др Јасмина Живковић, архивски саветник на пословима заштите архивске грађе ван архива у Историјском архиву Пожаревац.
Обавеза едукације стваралаца и ималаца архивске грађе и документарног материјала у свим сегментима, јавном и привредном сектору, постоји према Закону о архивској грађи и архивској делатности, којим су предвиђене обавезе у погледу чувања и заштите архиве сваког правног субјекта чијим радом она настаје или се по било ком основу налази у поседу истог.
У том смислу вреди поменути да је законским одредбама предвиђено, шта су све фирме у обавези да ураде, а разлог томе јесте да се сачува архивска грађа и документарни материјал настали радом великих привредних субјеката, као сведочанство о развоју привреде у окрузима, а потом и на нивоу Србије. Начин уређења архиве је сада, по овим законским прописима значајније прецизиран у односу на претходну нормативну регулативу и веома је битно да се сва правна лица едукују, како би могла своју документацију третирати у складу са законским прописима, а у циљу њеног очувања, као и оперативне примене и вредности за пословање.
-С обзиром на то да је тема овог семинира управљање документима и поступање са архивом код привредних субјеката, битно је истаћи да су и привредни субјекти као и јавни сектор у обавези да према својој архиви поступају у складу са законом, што значи да је евидентирају, класификују, сређују и чувају у одговарајућим условима који су прописани Законом о архивској грађи и архивској делатности и подзаконским прописима донетим на основу овог закона.
Најпре, морамо говорити о великој количини архиве која се још увек налази у сектору привреде и која је у једном броју случајева у несређеном и неевидентираном стању. Да би се у једном тренутку прешло на електронско пословање и формирање електронске архиве, неопходно је претходно уредити класичну архиву у складу са процедурама. Због тога је потребно организовати овакве семинаре, на којима појашњавамо које су обавезе правних субјеката, са циљем да своју архиву уреде на најбољи и законом прописан начин, истакла је др Јасмина Живковић.
АРХИВСКА КЊИГА И ЛИСТА КАТЕГОРИЈА
Оно од чега сви страхују, јесте актуелна казнена политика, односно веома високе новчане казне за неиспуњавање обавеза прописаних архивским законом. Резултат прописног сређивања и евидентирања архивске документације код правних лица јесте израда посебног евиденционог средства – Архивске књиге. Она је сумарног карактера, подразумева се да је целокупна архива претходно сређена и спакована у одговарајуће „архивске“ полице, након чега следи њено евидентирање. Према закону, сви правни субјекти треба да до 30. априла текуће године доставе припремљену и ажурирану Архивску књигу у којој је уписана сва документација настала до 31. децембра претходне године. То такође значи да они правни субјекти који у претходним годинама или деценијама нису сређивали, самим тим ни евидентирали своју архиву нити формирали архивске књиге, обавезни су да то учине од оснивања своје фирме, а не само за претходну календарску годину. У пракси се дешава, управо због неразумевања проблематике, да фирме достављају надлежном јавном арихиву Архивску књигу само са уписаном документацијом насталом у претходној години.
-Архивска књига представља континуитет пословања једног правног субјекта и осликава шта је радом његових служби стварано од архиве у току пословања од оснивања до данашњих дана или престанка рада. Наравно, сва та документација није вредна на исти начин, односно не представља у целини архивску грађу као културно добро, већ је потребно исту вредновати по стручној етодологији. То значи да ће део те архиве, углавном већи, имати оперативни карактер за пословање свог ствараоца, и у складу са законским прописима се после одређеног времена подвргава поступку уништења. Да би се вредновала документација која настаје радом једног привредног субјекта или другог ствараоца, потребно је да се изврши категоризација те документације, а то се чини у складу са законским прописима и у складу са значајем такве архиве или једног њеног дела, за историју, културу, науку једног подручја или државе у целини. Да бисмо верификовали вредност, односно категорисали архивску грађу закон је прописао обавезу правних лица да донесу посебан интерни акт који се зове Листа категорије архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања. Веома је важно да се у изради Листе категорија консултује, потражи и прихвати стручна помоћ надлежног јавног архива, како би се Листа урадила што квалитетније и у складу са процесом пословања сваког правног лица. При томе саветујемо да се не користе типске листе категорија, јер свако привредно друштво има различиту делатност, немају сва правна лица исти обим послова и организациону структуру и треба поштовати специфичности стваралаца. Листа категорија је веома важан документ, који представља основ за уништење документације којој је истекао рок чувања, док се она још налази у поседу правних лица као њених твораца. Стога, препоручујем свим ствараоцима стручне консултације код надлежног јавног архива, нагласила је др Јасмина Живковић.
ЕЛЕКТРОНСКО АРХИВИРАЊЕ
Поред наведених, законом су предвиђене и друге обавезе правних субјеката у погледу издвајања и уништавања безвредног документарног материјала коме је истекао рок чувања као и предаје архивске грађе, која је вреднована трајним роком чувања и представља културно добро, архивској установи на даљу законску заштиту. Све су већи и присутнији изазови за ствараоце, али и архивске установе, у области електронског канцеларијског пословања и електронског архивирања, тако да овакви семинари и радионице доприносе упознавању и правилном разумевању одговорних лица у привредним предузећима и другим фирмама свих неопходних смерница на основу којих ће уредити своју архиву и испунити законске обавезе у том смислу.
У делу који се односи на новине и обавезе привредних субјеката у погледу електронског архивирања, др Јасмина Живковић је предочила полазницима семинара најважнија сазнања, методологију припреме електронских докумената за оперативну употребу и дуготрајно чување, напоре које у том смислу чини држава на креирању софтвера електронског архива, обавезе, могућности и олакшице које постоје за ствараоце у привредном сектору. Искуства привредних друштава, која већ у више сегмената свог рада послују електронски, такође су веома значајна и корисна за даљу архивистичку праксу.
Живковић је истакла да Историјски архив у Пожаревцу има деценијску традицију одржавања оваквих едукација за ствараоце што се показало плодотворним, па је постигнут квалитативно значајан ниво заштите архивске грађе и документарног материјала у поступку њиховог настајања у Браничевском управном округу. При томе је искрена препорука да предавачи на семинарима буду колеге архивисти, с обзиром на то да исти имају релевантна знања, сазнања и једини су квалификовани да правним лицима као ствараоцима, полазницима семинара пруже најпотпунију стручну помоћ и едукативне информације када је у питању брига о архиви.
Закључујемо да семинари који могу бити организовани тематски, односно за правна лица из одређене делатности, или сектора, као што је то сада учињено од стране Регионалне привредне коморе Пожаревац, су не само препорука већ и својеврсна неопходност.
Скупу су присуствовали представници привредних друштава из Подунавског округа, вршилац дужности директора РПК Браничевског и Подунавског управног округа Јасна Јовановић, директорка Историјског архива Смедерево Неда Мирић.
Д.Динић